Remote Urlaubsvertretung (Backoffice) – Befristeter Home-Office Job

Über das Unternehmen

Die UBS AG ist eine weltweit führende Schweizer Universalbank, die Kunden weltweit umfassende Finanzdienstleistungen anbietet. Mit Hauptsitz in Zürich sind wir bekannt für unsere starke Marktpräsenz, unser Engagement für Innovation und unsere hervorragende Unternehmenskultur. Werden Sie Teil unseres dynamischen Teams und tragen Sie zu unserem Erfolg bei.

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine engagierte und zuverlässige Remote Urlaubsvertretung für unser Backoffice-Team. Diese befristete Position ist ein 100%iger Home-Office-Job und ist ideal für Kandidaten, die eine flexible Arbeitsweise schätzen und unser Team während Abwesenheiten unterstützen möchten. Sie spielen eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs unserer administrativen Prozesse und tragen dazu bei, dass unsere internen Abläufe effizient bleiben.

Hauptverantwortlichkeiten

  • Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft.
  • Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten und Daten mit hoher Präzision.
  • Kommunikation mit internen Abteilungen zur Koordination und Abwicklung von Aufgaben.
  • Durchführung von Datenerfassung und -pflege in internen Systemen.
  • Allgemeine Unterstützung des Teams bei Bedarf und Übernahme ad-hoc anfallender Tätigkeiten.

Erforderliche Fähigkeiten

  • Hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Muttersprache oder C2-Niveau).
  • Grundkenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook).
  • Selbstständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise.
  • Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
  • Zugang zu einer stabilen Internetverbindung und einem geeigneten Home-Office-Arbeitsplatz.
  • Fähigkeit zur effektiven Remote-Kommunikation und Teamarbeit.

Bevorzugte Qualifikationen

  • Erste Erfahrung in einer Backoffice- oder administrativen Rolle von Vorteil.
  • Kenntnisse im Umgang mit CRM- oder ERP-Systemen.
  • Schnelle Auffassungsgabe und Lernbereitschaft für neue Tools und Prozesse.
  • Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeit.

Vorteile & Zusatzleistungen

  • Flexible Arbeitszeiten im 100%igen Home-Office.
  • Möglichkeit, wertvolle Erfahrungen bei einer führenden Bank zu sammeln und Ihr Portfolio zu erweitern.
  • Umfassende Unterstützung durch ein erfahrenes und engagiertes Team.
  • Wettbewerbsfähige Vergütung für Ihre Leistungen.
  • Einblicke in die Abläufe eines global agierenden Finanzdienstleisters.
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Common Interview Questions And Answers

1. HOW DO YOU PLAN YOUR DAY?

This is what this question poses: When do you focus and start working seriously? What are the hours you work optimally? Are you a night owl? A morning bird? Remote teams can be made up of people working on different shifts and around the world, so you won't necessarily be stuck in the 9-5 schedule if it's not for you...

2. HOW DO YOU USE THE DIFFERENT COMMUNICATION TOOLS IN DIFFERENT SITUATIONS?

When you're working on a remote team, there's no way to chat in the hallway between meetings or catch up on the latest project during an office carpool. Therefore, virtual communication will be absolutely essential to get your work done...

3. WHAT IS "WORKING REMOTE" REALLY FOR YOU?

Many people want to work remotely because of the flexibility it allows. You can work anywhere and at any time of the day...

4. WHAT DO YOU NEED IN YOUR PHYSICAL WORKSPACE TO SUCCEED IN YOUR WORK?

With this question, companies are looking to see what equipment they may need to provide you with and to verify how aware you are of what remote working could mean for you physically and logistically...

5. HOW DO YOU PROCESS INFORMATION?

Several years ago, I was working in a team to plan a big event. My supervisor made us all work as a team before the big day. One of our activities has been to find out how each of us processes information...

6. HOW DO YOU MANAGE THE CALENDAR AND THE PROGRAM? WHICH APPLICATIONS / SYSTEM DO YOU USE?

Or you may receive even more specific questions, such as: What's on your calendar? Do you plan blocks of time to do certain types of work? Do you have an open calendar that everyone can see?...

7. HOW DO YOU ORGANIZE FILES, LINKS, AND TABS ON YOUR COMPUTER?

Just like your schedule, how you track files and other information is very important. After all, everything is digital!...

8. HOW TO PRIORITIZE WORK?

The day I watched Marie Forleo's film separating the important from the urgent, my life changed. Not all remote jobs start fast, but most of them are...

9. HOW DO YOU PREPARE FOR A MEETING AND PREPARE A MEETING? WHAT DO YOU SEE HAPPENING DURING THE MEETING?

Just as communication is essential when working remotely, so is organization. Because you won't have those opportunities in the elevator or a casual conversation in the lunchroom, you should take advantage of the little time you have in a video or phone conference...

10. HOW DO YOU USE TECHNOLOGY ON A DAILY BASIS, IN YOUR WORK AND FOR YOUR PLEASURE?

This is a great question because it shows your comfort level with technology, which is very important for a remote worker because you will be working with technology over time...